個人情報の取り扱いについて

ご愛読者の皆様へ

日ごろより山梨日日新聞および当店取り扱いの新聞をご愛読いただきまして、まことにありがとうございます。
 平成17年4月1日から個人情報保護法が全面施行されます。当販売店では、ご購読をお申込みいただいた際にお客様からお預かりした個人情報は、新聞の配達・集金・営業、当販売所からの各種ご連絡、新聞・出版物等のご案内などに利用させていただきたいと存じますので、お客様のご理解をたまわりたく、よろしくお願い申しあげます。
 法律の全面施行を機に、当販売所では法律を順守し、所内に情報管理規定を設けて、お客様の個人情報を厳重に管理してまいります。
 今後とも末永く、ご愛読いただきますよう、どうぞよろしくお願い申しあげます。

     以上

個人情報保護管理規定
()マルハク新聞舗では、取り扱う個人データの漏えい防止、その個人データの安全管理のため本規定を定め、個人情報の取り扱いに関し、別途定める情報管理責任者を置く。個人情報の取り扱いについては、すべて情報管理責任者の指示に従うものとする。また、従業員は、購読者等(現読者、過去読者、未購読者、取引先、従業員)の個人情報の取り扱う際には、本規定を順守する。
1.漏えいの防止

()従業員は、購読者等の個人情報を、外部に一切漏らしてはならない。これは退職した後も同様とする。

()従業員は、職責に応じてあらかじめ決められた範囲を超えて、購読者等の個人情報を取り扱ってはならない。

()従業員は、取り扱いが認められた購読者等の個人情報(たとえば配達時の「順路帳」など)は、業務に限り所定の条件、手続きに従い販売所の外に持ち出すことができる。業務で利用中の購読者等の個人情報の取り扱いは、紛失や盗難に遭わないよう、細心の注意を払う。また、業務以外や、取り扱いが認めらていない購読者等の個人情報を、販売所の外に持ち出したり、コピーしたりしてはならない。

()従業員は、「順路帳」など購読者等の個人情報を業務によって使用した後は、定められた方法により速やかに所定の場所に返却し、安全に保管する。

()従業員は、「順路帳」など購読者等の個人情報を紛失したり盗難などに遭ったりした場合は、速やかに販売所長または情報管理責任者に申し出る。

()従業員は、「順路帳」「読者台帳」その他個人情報が書かれた書類を廃棄する場合、シュレッダー処理をするなどして行う。


2.日常業務

()当販売所において、購読者等の個人情報をコンピューター等を使って処理できる者は、所長が別途定めた情報処理担当者に限る。それ以外の者は、処理してはならない。また、情報処理担当者以外の者が、個人データに簡単にアクセスしたり、購読者等の個人情報をコンピューター等を使って処理している場所に近づいたりできないよう管理を徹底する。

()情報処理担当者は、それぞれ付与されたパスワード等を厳重に管理し、業務を誠実に履行する。情報処理担当者が退職、長期休暇など業務からはずれた場合は、パスワード等は退職等と同時に破棄する。

()情報処理担当者は、次のことに注意する。
-1- 個人情報が書かれた書類を放置しない。
-2- 作業中、中座する場合は作業をいったん中止する。
-3- 関係者以外の者が周りにいる中での作業は行わない。
-4- 作業ごとに作業記録を付ける。
-5- 不必要な電子データの複写(バックアップデータの作成)やプリントアウトを行ってはならない。
-6- セキュリティーを確立していない中でのインターネットの利用、電子メールの送受信など、外部漏えいの恐れのある行為は行わない。

()コンピューターの保守・管理や購読者等の管理を外部業者に委託する場合、委託先との間で業務委託契約・秘密保持契約等を必ず締結する。情報管理責任者は、委託先を監督し、委託先から購読者等の個人情報が漏えいしないよう注意を払わなければならない。

()購読者等の個人情報の盗難、破棄・破損、コンピューター等に対する環境上の脅威(漏洩、火災、)への対策を十分に講じるとともに、情報管理責任者は、コンピューター等の廃棄や更新時は個人情報が完全に消去されていることを確認しなければならない。


()マルハク新聞舗
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